Bagian dan Bentuk-Bentuk Surat (Makalah)

BAGIAN DAN BENTUK-BENTUK SURAT

Makalah

diajukan untuk melengkapi tugas Mata Kuliah Korespodensi

Disusun oleh

Nina Eka Putri                        : 1106102010041

Qisthina Ummah         : 1106102010029

Rika Roza Sari            : 1106102010005

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

DARUSSALAM, BANDA ACEH

2014

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur kepada Allah swt. atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga makalah ini selesai pada waktunya. Selawat dan salam disampaikan kepada Rasulullah saw. dan juga kepada sahabat dan keluarga beliau.

            Makalah ini berjudul “Bagian dan Bentuk-Bentuk Surat”. Dalam makalah ini akan dibahas tentang pengertian surat, bagian-bagian dan bentuk-bentuk surat. Makalah ini ditujuankan untuk menambah wawasan pembaca tentang seputar surat.

            Ucapan terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak Budi Arianto, M. Pd. sebagai pengasuh mata kuliah Korespodensi dan juga kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian penulisan makalah ini.

            Akhirnya, saran dan kritik dari pembaca sangat diharapkan untuk perbaikan penulisan makalah ke depannya. semoga makalah ini bermanfaat.

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................ i

DAFTAR ISI............................................................................................................ ii

BAB 1 PENDAHULUAN....................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang........................................................................................... 1

1.2. Rumusan masalah...................................................................................... 1

1.3. Manfaat penulisan...................................................................................... 2

1.4. Tujuan Penulisan........................................................................................ 2

BAB 2 LANDASAN TEORETIS.......................................................................... 3

2.1. Pengertian Surat......................................................................................... 3

2.2. Bagian-bagian Surat................................................................................... 4

2.3. Bentuk-bentuk Surat.................................................................................. 5

BAB 3 PENUTUP................................................................................................... 12

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................. 13

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Zaman sekarang ini, tentunya ilmu pengatahuan dan teknologi sudah sangat berkembang pesat apalagi di era globalisasi ini. Teknologi rata-rata telah hidup bersama manusia, tak khayal teknologi yang kerap memanjakan manusia cenderung membuat manusia menjadi seorang yang pemalas. Teknologi ini bermacam-macam bidangnya, salah satunya teknologi di bidang informasi dan komunikasi. Sekarang untuk mendapatkan informasi kita tak harus lagi bertanya secara langsung kepada orang yang ahli atau pergi membaca ke perpustakaan, tetapi cukup dengan sebuah telepon genggam atau computer kita dapat mencarinya di google dengan mengetik kata kunci saja. Berjuta informasi rata-rata terdapa di google. Begitu juga dengan media komunikasi. Kita tak harus lagi menulis surat dan pergi ke kantor pos untuk mengirimnya serta menunggu beberapa hari atau bahkan beberapa minggu untuk menerima balasannya. Dengan teknologi yang canggih, sekarang kita bisa mengirim sms atau menggunakan media sosial. Hal ini juga menyebabkan generasi sekarang hanya melek surat, tetapi tidak melek menulis. Oleh karena itu, penulis ingin memaparkan tentang bagian dan bentuk-bentuk surat. Bagaimanakah bentuk-bentuk surat? Apa sajakah bagian-bagian surat?

1.2.Rumusan Masalah

(1)  Apakah pengertian surat?

(2)  Apa sajakah bagian-bagian surat?

(3)  Bagaimanakah bentuk-bentuk surat?

1.3.Manfaat Penulisan

Manfaat penulisan makalah ini adalah pembaca dapat mengetahui tentang pengertian, bagian, dan bentuk surat.

1.4.Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan ini adalah untuk memberikan pengetahuan kepada pembaca tentang pengertian surat, bagian dan bentuk-bentuk surat.

BAB 2 LANDASAN TEORETIS

2.1. Pengertian Surat

Kita pasti sering berhubungan dengan yang namanya surat. Contoh kecil, jika kita ingin meminta izin untuk tidak datang, kita diharuskan memohon izin melalui surat. Berikut ada beberapa pengertian surat menurut ahli (Lepank, 2012).

-          S. Hidajat

Surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain

-          Prajudi Atmosudirdjo

Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas naam kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi

-           Diana Nababab

Surat merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya

-           Djoko Purwanto

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun

2.2. Bagian-bagian Surat

Bagian-bagian surat dapat dikatakan sebagai komponen-komponen yang menyusun tubuh surat. Berikut beberapa komponen atau bagian-bagian yang terdapat dalam surat resmi. Perlu diketahui sebelumnya bahwa surat resmi adalah surat yang sering digunakan dalam kedinasan, keorganisasian, lembaga-lembaga instansi, maupun pekerjaan. Surat ini dikatergorikan paling umum di gunakan dalam kehidupan sehari-hari jika sedang berurusan dengan instansi atau kelembagaan tertentu.

(1)  Kop Surat

(2)  Tanggal

(3)  Nomor surat

(4)  Perihal

(5)  Lampiran

(6)  Alamat

(7)  Salam pembukaan

(8)  a. Pendahuluan isi surat

b. Penjelasan isi surat

c.  Penutup isi surat

(9)  Salam Penutup

(10)    Nama jabatan

(11)    Tanda tangan

(12)    Nama yang menandatangani

(13)    Tembusan

(14)    Halaman lampiran surat

Dapat kita simpulkam bahwa dalam surat itu terdapat empat bagian penting, yaitu

a.       Kepala surat (instansi surat)

b.      Leher surat (identitas surat)

c.       Tubuh surat (penjelasan isi surat)

d.      Kaki surat (sumber surat)

Contoh bagian surat tersebut sebagai berikut.

2.3. Bentuk-Bentuk Surat

Bentuk surat ialah cara membuat atau menyusun bagian-bagian surat. Menurut Ahmad, 1977:25), bentuk surat meliputi:

-          Bentuk surat blok penuh

-          Bentuk surat blok disederhanakan

-          Bentuk surat blok (Amerika)

-          Bentuk surat semi-blok (eropa baru)

-          Bentuk surat inden (eropa lama)

-          Bentuk surat resmi (Indonesia lama)

-          Bentuk surat resmi (Indonesia baru)

Kemudian, menurut Awan dalam blognya (dipost 2013) menyatakan bahwa bentuk-bentuk surat beserta contohnya sebagai berikut.

1.      Bentuk Resmi (Official Style) atau Indonesia lama

Bentuk Resmi merupakan salah satu bentuk surat dari bagian-bagian surat resmi. Dalam membuat surat resmi selalu perhatikan garis tengah agar surat resmi tersebut terlihat rapi dan diterima oleh instansi atau lembaga.

2.      Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) atau blok penuh

Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat di mana leher surat, tubuh surat, dan kaki surat tidak membentuk sebuah paragraf, melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun, susunan atau struktur surat masih tetap berlaku dalam surat tersebut. Dalam pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir kiri.

3.      Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) atau Indonesia baru

Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan bentuk lurus penuh, yang membedakan hanyalah tanggal dan salam penutup berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan maupun strukturnya.

4.      Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat di mana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini sering ada dalam surat undangan pernikahan.

5.      Bentuk Sederhana (Simplified Style)

Bentuk Sederhana (Simplified Style) merupakan bentuk surat yang hampir mirip dengan bentuk lurus penuh, hanya saja tanpa ada salam pembuka dan salam penutup. Biasanya surat ini di tujukan kepada orang-orang yang sedang bekerja di perusahaan itu. Terkadang penulisan surat bentuk sederhana ini sangatlah simpel tanpa perlu memandang kerapian dan keteraturan.

6.      Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat yang memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat rapi. Namun, terlihat terstruktur terutama pada bagian surat yang bentuk formasi alineanya seperti tangga ke bawah.

7.      Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraf)

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraf) merupakan bentuk surat yang tubuh surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi, setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu.

8.      Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice)

Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice) merupakan bentuk surat yang pokok surat terletak di tengah setelah salam pembukaan. Bentuk surat seperti ini dibuat agar orang yang membacanya terfokus terhadap pokok surat pada surat tersebut. Oleh karena itu, diletakan di tengah setelah salam pembukaan.

9.      Surat Bersambung (Surat Dua Halaman)

Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) merupakan bagian surat yang surat tersebut merupakan sambungan dari halaman sebelumnya. Surat ini biasanya dibuat jika surat yang dibuat pada lembar yang dibuat tidak muat. Biasanya hal yang mengakibatkan ketidakmuatana atau ketidakcukupan lembaran surat itu ialah tubuh surat atau isi surat yang terlalu panjang sehingga diperlukan lembaran surat lagi untuk melanjutkannya. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat halaman baru pada surat yang diantaranya :

(1)  Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada)

(2)  Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)

(3)  Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat)

(4)  Surat pada halaman berikutnya tidak perlu menggunakan kop surat

(5)  Tidak menggunakan tembusan dan nama yang di tembus atau nama lampiran atau inisial

BAB 3 PENUTUP

Surat ialah media komunikasi tulisan yang digunakan untuk  berkomunikasi antara komunikan dan komunikator. Surat terdiri dari beberapa bagian, yaitu kop surat, tanggal, nomor surat, perihal, lampiran, alamat, salam pembukaan, a. pendahuluan isi surat, b. penjelasan isi surat, c.  penutup isi surat, salam penutup, nama jabatan, tanda tangan, nama yang menandatangani, tembusan, halaman lampiran surat. Kemudian, surat juga memiliki bentuk yang berbeda-beda dalam penulisannya. Bentuk-bentuk surat tersebut ialah bentuk resmi, bentuk lurus penuh, bentuk lurus, bentuk setengah lurus, bentuk sederhana, bentuk lekuk, bentuk alinea menggantung, dan bentuk lurus dengan perihal atau "pokok surat", dan bentuk bersambung. Aturan penulisan surat ini sangat perlu untuk kerapian surat.

DAFTAR PUSTAKA

Lepank. 2012. Pengertian Surat Menurut Beberapa Ahli. http://www.lepank.com/2012/08/pengertian-surat-menurut-beberapa-ahli.html. Diunduh tanggal 13 Februari 2014, pukul 23.

Ahmad, Sabarruddin. 1977. Pedoman Surat Menyurat Resmi. Medan: Sinar Agung

Awan. 2013. Bentuk-Bentuk Surat. http://awandaaclaud.blogspot.com/2013/05/ -dibawah-ini.html. Diunduh tanggal 13 Februari 2014, pukul 23.