Sarana Prasarana dan Teknologi Perkantoran (Makalah

SARANA PRASARANA DAN  TEKONOLOGI

DALAM PERKANTORAN

Makalah

diajukan untuk melengkapi tugas Mata Kuliah Administrasi Perkantoran

disusun oleh

Nina Eka Putri

Sri Rahayu Ningsih

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

DARUSSALAM, BANDA ACEH

2014

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur kepada Allah swt. atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga makalah ini selesai pada waktunya. Selawat dan salam disampaikan kepada Rasulullah saw. dan juga kepada sahabat dan keluarga beliau.

            Makalah ini berjudul “Sarana Prasarana dan Teknologi dalam Perkantoran”. Dalam makalah ini akan dibahas tentang pengertian sarana prasarana dan tekonolgi, bagian-bagian dan bentuk-bentuknya. Makalah ini ditujuankan untuk menambah wawasan pembaca tentang sarana prasarana dan sarana teknologi di perkantoran.

            Ucapan terima kasih penulis ucapkan kepada Ibu Irma, M. Pd. sebagai pengasuh Mata Kuliah Administrasi Perkantoran dan juga kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian penulisan makalah ini.

            Akhirnya, saran dan kritik dari pembaca sangat diharapkan untuk perbaikan penulisan makalah ke depannya. semoga makalah ini bermanfaat.

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.. i

DAFTAR ISI. ii

BAB I PENDAHULUAN.. 1

1.1.       Latar Belakang. 1

1.2.       Rumusan Masalah. 1

1.3.       Tujuan Penulisan. 1

1.4.       Manfaat Penulisan. 1

BAB II LANDASAN TEORETIS. 2

2.1. Pengertian Sarana Prasarana dan Teknologi 2

2.1.1. Pengertian Sarana Prasarana. 2

2.1.2. Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor. 4

2.2. Pengertian Teknologi Perkantoran. 5

2.2.1. Macam – Macam Mesin Kantor. 6

2.2.2. Pemeliharaan dan Perawatan Umum Mesin Kantor. 7

2.2.3.    Teknologi Perkantoran dalam Kantor Maya. 10

2.2.4.     Dampak Teknologi Perkantoran. 12

BAB III PENUTUP.. 14

DAFTAR PUSTAKA.. 15

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dewasa ini area perkantoran menjadi salah satu tempat dengan minat lumayan banyak untuk rencana bekerja. Hal ini selain didukung oleh gaji yang ditawarkan, juga didukung oleh jenis pekerjaan yang kebayakan dilakukan di ruangan. Tanpa terkena debu dan sinar matahari. Tentunya, perkantoran tidak terlepas dari sarana yang digunakan, baik sarana prasarana maupun tekonologi. Oleh karena itu, alasan penulisan makalah ini ialah mengetahui bagaimana sarana, baik sarana prasarana maupun sarana teknologi yang terdapat di perkantoran serta bagian dan kegunaannya.

1.2. Rumusan Masalah

a.       Apa yang dimaksud dengan sarana prasarana dan teknologi?

b.      Apa saja bagian-bagiannya?

c.       Apa fungsi dari keduanya?

1.3. Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan penulisan ini ialah untuk mengetahui pengertian, jenis, bentuk, bagian, serta fungsi dari sarana prasarana dan teknologi yang terdapat di perkantoran.

1.4. Manfaat Penulisan

Manfaat penulisan makalah ini ialah menambah wawasan pembaca tentang sarana prasarana dan teknologi yang terdapat di perkantoran.

BAB II LANDASAN TEORETIS

2.1. Pengertian Sarana Prasarana dan Teknologi

2.1.1. Pengertian Sarana Prasarana

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana  adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Kendatipun prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.

a)      Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor

a.      Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu :

(1)  Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ;

Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain:

·        Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran

Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.

·        Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran

Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.

·        Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :

Ø  Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.

Ø  Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

Ø  Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.

Ø  Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.

b.      Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya ;

Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua, antara lain :

·        Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen.

·        Barang tidak habis pakai

Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

b)       Mesin-mesin kantor (office machine)

Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll.

c)      Mesin komunikasi kantor: sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.Perabot kantor (office furniture)

d)     Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll.

e)      Interior kantor (office arrangement): benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll.

f)       Tata ruang kantor (office lay out): pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 43-54)

2.1.2. Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor

Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolahan yang baik, efisien dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu :

a.      Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan.

b.      Penyimpanan

Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :

·        agar barang tidak cepat rusak.

·        agar tidak terjadi kehilangan barang.

·        agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.

·        memudahkan dalam pengawasan.

·        memudahkan dalam analisis barang.

c.       Pemeliharaan

Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

a)    Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.

b)    Agar barang tidak mudah hilang.

c)    Agar barang tidak kadaluarsa.

d)   Agar barang tidak mudah susut.

e)    Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

d.      Inventarisasi

Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu :

·        Agar peralatan tidak mudah hilang.

·        Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.

·        Memudahkan dalam pegecekan barang.

·        Memudahkan dalam pengawasan.

·        Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 55-59)

2.2. Pengertian Teknologi Perkantoran

Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses yang dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang – barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia”.

Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknologi merupakan aplikasi ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan memperbaharui kondisi manusia / paling tidak memperbaiki mausia pada beberapa aspek.

Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang mendukung aktivitas kerja.

Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.

2.2.1. Macam – Macam Mesin Kantor

1.      Menurut Tenaga Penggeraknya

a.      Mesin manual, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

b.      Mesin listrik, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.

2.      Menurut Cara Kerja dan Komponen Mesinnya

a.      Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.

b.      Mesin elektronik, yaitu mesin – mesin dengan rangkaian komponen elektrik.

3.      Menurut Fungsinya

a.      Mesin untuk mencatat: mesin tulis, mesin dikte, mesin penomor, asahan pensil, mesin pencetak perangko, stempel, mesin pencatat uang kas, mesin pencatat waktu (time recorder), mesin perekan gambar / suara, scanner. mesin penulis nominal cek, mesin pencatat kehadiran, alat penghitung.

b.      Mesin untuk menghimpun: pembuka surat, mesin penjilid, hechtmachine, pemotong kertas, stepler, perforator, stapler remover.

c.       Mesin untuk mengolah: mesin jumlah, mesin hitung, mesin penghitung uang, timbangan elektronik, mesin timbangan surat, komputer

d.      Mesin untuk menggandakan: mesin stensil (stencil duplicator), mesin stensil spiritus (spirit duplicator), mesin fotocopy, risograph, mesin perekam sheet, mesin cetak (offset), printer, electronik copy board.

e.      Mesin untuk mengirim: telepon,  interphone, teleprinter, faxsimile / telecopier, modem (modulator demodulator), mesin presentasi (ohp, lcd, slide proyektor, film strip), telefoto, handy talky (ht), pmbx / pabx (switch board),  handphone

f.        Mesin untuk menyimpan:  Mikrofilm, Mesin penghancur kertas, Pelubang ketas (perforator), Fire Proof Safe (penyimpan dokumen tahan api), Mobile Filling System, Flopy disk, Hard disk, Compact disk, Flash disk, Komputer

Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin penyaman, sebagai berikut:

a.       Mesin Pengaman

·          CCTV (Close Circuit Television)

·          Pengaman data

·          Mesin penyimpan uang (brankas)

·          Peti uang (Cash box)

·          Micro film

·          Mesin laminating

·          Alarm

·          ATM

b.      Mesin Penyaman

·          Kipas angin (FAN)

·          Air Conditioner (AC)

·          Loudspeaker

·          Electronic Air Cleaner (penyaring udara elektronik)

·          Air Curtain (Tirai Udara)

·          Vacum Cleaner

2.2.2. Pemeliharaan dan Perawatan Umum Mesin Kantor

1.      Pemeliharaan dan Perawatan Barang

Manfaatnya yaitu:

a.       Barang – barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi kerusakan.

b.      Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.

c.       Menghindari kehilangan karena terkontrok terus.

d.      Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.

e.      Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik.

2.       Macam – Macam Pemeliharaan atau Perawatan Barang

a.       Menurut kurun waktu

·        Pemeliharaan sehari – hari

·        Pemeliharaan berkala

b.      Menurut jenis barang

·        Barang bergerak

·        Barang tidak bergerak

3.      Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor

a.       Selalu membersihkan barang secara teratur

b.      Selalu memperbaiki barang yang rusak

c.       Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing – masing

d.      Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar

e.       Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan aturan pemakaiannya

4.      Pemeliharaan Mesin – Mesin Kantor

Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:

a.       Kontrak pemeliharaan

b.      Servis perorangan

c.       Servis kantor (company operated service)

5.      Langkah – Langkah Pemeliharaan Mesin Kantor

     a.      Mesin Tik Manual

     ·        Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap halus

·        Bersihkan jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus

·        Periksa semua kunci, apakah semua dalam keadaan normal

·        Bersihkan penggulung kertas dengan membuka tutup silinder

·        Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan meggunakan minyak mesin tik

·        Periksa pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai

·        Apabila menggunakn cairan  penghapus, mulailah mengetik lagi apabila penghapus itu sudah benar – benar mengering

    b.      Mesin Tik Elektrik

·        Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik

·        Periksa dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik

·        Sebelum mulai mengetik, bebaskan dahulu semua kunci

·        Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik

·        Tenaga yang diperlukan sesuai dengan aliran listrik kantor

·        Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak

·        Tutuplah mesin dengan menggunakan penutup mesin

c.       Mesin Pelubang Kertas

·        Bersihkan lubang setiap saat

·        Pakailah sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak

·        Bukalah penutup pelubang kertas yang ada dibawah apabila potongan kertas yang ada didalam sudah penuh

·        Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin pelubang kertas

    d.      Mesin Penomor

·        Bersihkan bak tinta

·        Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak

·        Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus

·        Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap bersih sehingga apabila digunakan tidak mengotori kertas

     e .       Mesin Penjepret Kertas

·        Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dan perut kawat jepret

·        Apabila dipandang perlu, olesi sedikit minyak pada penjepret kertas

·        Pakailah untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut

f.       Mesin Pemotong Kertas

·        Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat

·        Minyakilah mesin pada bagian tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan

·        Pergunakan mesin sesuai kemampuannya

     g.      Mesin Stensil Manual

·        Bersihkan body mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih

·        Bersihkan baki kertas dan baki penadah

·        Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa – sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah kanan dan kiri

·        Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bagian mesin setelah penyetensilan

     h.      Mesin Stensil Elektrik

·        Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan kain lap yang bersih

·        Bersihkan baik kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang melekat

·        Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin dalam posisi off

·        Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin

·        Pada tempat – tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak

·        Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil                   

2.2.3.    Teknologi Perkantoran dalam Kantor Maya

Kantor maya muncul akibat perkembangan teknolgi komputer yang semakin pesat dan semakin kecil, seperti laptop, tablet, dan sebagainya. Kecenderungan orang untuk berpindah – pindah mobile sehingga pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet utuk melakukan hal – hal yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal – hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kota – kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik kegiatan kantor dapat dilakukan dimana pun. Syaratnya hanya harus terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.

Keuntungan dari Kantor Maya sebagai berikut:

1.      Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, seperti ruang, AC, furniture, mesin – mesin kantor dan sebagainya. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sesekali bertatap muka antara penjual dan pembeli.

2.      Mengurangi biaya penyediaan peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga administratif.

3.      Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.

4.      Mengurangi pekerjaan – pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.

5.      Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

Kerugian dari Kantor Maya sebagai berikut:

1.      Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan

2.      Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.

3.      Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang  ketat pada pengamanan sistem komputer.

4.      Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan - kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.

Strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah:

1.      Menyediakan sumber daya komputer

2.      Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi

3.      Menyediakan perlengkapan non komputer

4.      Menyiapkan sarana telepon yang dapat di forward (dialihkan)

5.      Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi

6.      Membuat jadwal pertemuan reguler

7.      Melaksanakan urut – urutan pekerjaan secara teratur

Tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya sebagai berikut:

1.      Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.

2.      Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).

3.      Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.

2.2.4.     Dampak Teknologi Perkantoran

1.      Dampak Positif

          a.      Terhadap Ketenagakerjaan

·          Peningkatan mutu tenaga kerja.

·          Meningkatkan kegairahan dan kedisplinan kerja.

·          Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja.

·          Meringankan tenaga dan pikiran pegawai.

         b.      Terhadap Prosedur Kerja

·          Mempercepat penyelesaian pekerjaan.

·          Menyederhanakan prosedur kerja / memperpendek mata rantau penyelesaian pekerjaan.

·          Memperlancar pekerjaan.

·          Mempermudah penyelesaian pekerjaan.

c.       Terhadap Hasil Kerja

·          Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor.

·          Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan.

·          Memenuhi standar mutu tertentu.

·          Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran, dan jenis pekerjaan.

2.      Dampak Negatif

Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali, terutama yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya, yaitu sebagai berikut:

·          Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran.

·          Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan tertentu.

·          Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.

·          Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.

·          Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.

BAB III PENUTUP

Dalam perkantoran terdapat adanya sarana baik sarana prasarana maupun sarana teknologi untuk mendukung kerja para karyawan guna mencapai tujuan perkantoran tersebut. Sarana adalaha sesuatu yang berupa benda yang bergerak, seperti mesin, sedangkan prasarana adalah benda yang tidak bergerak, seperti gedung. Di samping itu, teknologi adalah suatu cara atau pengetahuan yang diterapkan melalui alat untuk mengerjakan sesuatu agar terpenuhinya kebutuhan manusia, misalnya komputer. Sarana prasarana dan sarana teknologi tentulah sangat berkaitan. Sarana prasaran tercakup dalam teknologi.

DAFTAR PUSTAKA

Mulyani, Sri dkk. 2008. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga

Hanafi, Githa. 2013. Teknologi Perkantoran Dalam Kantor. http://githahanafi.blogspot.com/2013/05/makalah-teknologi-perkantoran.html. Diunggah tanggal 25 April 2014.